Il software di telemarketing sarà il centro d'azione di tutte
le attività:
- Gestione del personale: tiene
traccia di tutte le persone passate dall'agenzia (operatori, agenti,
segnalatori) sia passati che futuri, conservando lo storico delle
chiamate fatte e dei contratti conclusi. Si possono allegare i CV dei
dipendenti, annotare la data di inizio rapporto, indicare la partita
iva (se ne sono provvisti), il numero di matricola, il numero badge. Si
possono gestire gli ingressi, le uscite e le pause, creando quindi ogni
fine mese una reportistica delle presenze. Volendo, il software di
telemarketing può calcolare le provvigioni dovute ai vari soggetti (per
periodo o a percentuale) ed emettere fatture da parte dei
collaboratori. Collegando il software di telemarketing ad un software
voip si possono sfruttare le capacità di quest'ultimo per comporre
automaticamente il numero del cliente, effettuare richiamate alla
scadenza, riconoscere se non ci sono risposte da parte
dell'interlocutore, chiudere la chiamata e passare alla successiva.
- Gestione delle campagne: è il
cuore del software di telemarketing. Le campagne rappresentano le liste
di nominativi da chiamare, che possono essere reperiti in diversi modi
(acquisto da fornitori speciali). I nomi vengono chiamati dagli
operatori ed avranno tutti un esito, ad esempio un richiamo (se non si
riesce a parlare con la persona che si desidera), un appuntamento con
agente, una vendita in linea, ecc. Verranno poi gestiti dal personale
di competenza, come ad esempio una vendita, che sarà poi gestita dal
personale di backoffice sempre attraverso il software di telemarketing.
- Gestione Contratti: come
accennato sopra, gli operatori di backoffice si occuperanno dei
contratti generati, confermandoli e portando avanti il procedimento
fino alla chiusura degli stessi.
Ogni utente del software di telemarketing accede
al programma con una propria password – che risponde ai
requisiti di complessità richiesti dalla legislatura sulla Privacy – e
sarà quindi abilitato a vedere solo gli argomenti di propria
competenza. I diretti superiori in scala gerarchica potranno vedere i
risultati di tutti i sottoposti, avere accesso alla reportistica,
assegnare o ri-assegnare dei nominativi, decidere di rilavorare
campagne o chiuderle definitivamente.
Uno sguardo a parte va riservato agli agenti.
Questi soggetti possono essere abilitati ad accedere al software di
telemarketing rispettando sempre le limitazioni di sicurezza impostate
dagli amministratori. Visualizzeranno i propri clienti ed i propri
contratti, potranno consultare le proprie agende (anche via Web ovunque
si trovino) per tenere sempre sotto controllo i propri appuntamenti.
Utilizzando uno strumento quale il palmare, gli agenti possono recarsi
ai propri appuntamenti ed essere sempre aggiornati in
tempo reale sullo stato e le note legate ai clienti
(cosa possiedono, se hanno acquistato in passato, ecc); sono in grado
inoltre di notificare immediatamente all'agenzia se il cliente ha
accettato e firmato un contratto, risparmiando tempo ed inviando
immediatamente i dati.
Quindi, in ottica di una gestione CRM il
software di telemarketing deve essere un valido strumento in supporto
all'azienda: tenersi in contatto coi propri clienti,
essere avvisati di un richiamo, effettuare chiamate automatizzate sono
tutti punti di forza per rendere sempre migliori ed innovativi i
servizi forniti al cliente.
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per telemarketing
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